Rozliczenie telefonu na firmę nie jest rzeczą łatwą, a tym bardziej lubianą przy ewentualnych kontrolach prowadzonych przez inspektorów urzędu skarbowego. W dzisiejszych realiach mamy do dyspozycji dwa rodzaje telefonów; stacjonarne i komórkowe. W przypadku prowadzenia działalności gospodarczej w domu jest możliwość do zaliczenia części kosztów ponoszonych w ramach eksploatacji mieszkania do kosztów działalności gospodarczej. Podstawą do zaksięgowania części kosztów rozmów telefonicznych do kosztów prowadzonej działalności gospodarczej jest otrzymany przez operatora biling, na podstawie którego można wykazać, które rozmowy były rozmowami „firmowymi”, a które rozmowami prywatnymi i których do kosztów zaliczyć nie można. Natomiast sam abonament telefoniczny z zasady nie może być uznany za koszt uzyskania przychodu. Podstawą takiego stwierdzenia jest fakt, że gdyby działalność gospodarcza nie była prowadzona, to i tak koszt abonamentu byłby przez podatnika ponoszony. Ponadto nie ma możliwości jednoznacznego ustalenia jaka część płaconego abonamentu jest częścią pokrywająca koszty rozmów „firmowych”. Najlepszym zatem rozwiązaniem jest założenie drugiej linii telefonicznej w lokalu mieszkalnym, w którym prowadzona jest działalność gospodarcza, aby jednoznacznie stwierdzić, że cały koszt, łącznie z abonamentem jest kosztem uzyskania przychodu działalności prowadzonej w tymże lokalu.
Jedna firma – dwie możliwości.
W przypadku chęci rozliczenia telefonu komórkowego na firmę mamy do czynienia z dwiema opcjami – albo jest to telefon komórkowy na abonament, albo na kartę pre-paid. Jeśli podatnik posiada telefon komórkowy na abonament, to jest sytuacja analogiczna jak w przypadku telefonu stacjonarnego: koszt abonamentu nie może być zaliczony do kosztów uzyskania przychodu, natomiast część rozmów firmowych tak, ale tylko i wyłącznie po uzyskaniu bilingu i możliwości wykazania, które z przeprowadzonych rozmów są rozmowami firmowymi. Problem pojawia się natomiast w przypadku telefonów doładowywanych kartami typu pre-paid. Korzystając z takiej formy, przedsiębiorca nie ma zazwyczaj możliwości uzyskania bilingu rozmów, w związku z czym powstaje trudność w udowodnieniu, jaka część rozmów była przeprowadzana służbowo, a jaka prywatnie. Dlatego też, jeśli podatnik chce w swojej firmie wykorzystywać telefon na karty doładowania pre-paid, warto zainwestować w osobną, firmową kartę oraz numer telefonu.
Jak widać rozliczenie telefonu na firmę nie jest rzeczą łatwą i jednoznaczną. Należy dokładnie przemyśleć, czy zaoszczędzone środki są warte ewentualnych problemów powstałych podczas kontroli skarbowej.